how to manage inventory in tally prime: create stock items, units and stock

Tariq: Author: Surender Saini National Computer Center

📊 Tally Prime में Inventory Management: Stock Items, Units और Godowns कैसे बनाएँ? | Complete Chapter Guide

व्यापार में खरीदे और बेचे जाने वाले सामान यानी Stock का व्यवस्थित रिकॉर्ड रखना ही इन्वेंटरी मैनेजमेंट कहलाता है। यदि आप Tally Prime में परचेज और सेल्स के बिल बनाना चाहते हैं, तो सबसे पहले आपको इन्वेंटरी मास्टर्स (Units, Godowns, Groups और Items) को ठीक से समझना और सेट करना होगा।

इस संपूर्ण प्रैक्टिकल चैप्टर में हम इन्वेंटरी के बुनियादी नियमों से लेकर गोडाउन ट्रांसफर और लाइव रिपोर्टिंग तक सब कुछ विस्तार से सीखेंगे।

📑 इस Chapter में आप सीखेंगे:

🔹 Inventory क्या होती है?
🔹 Stock Item क्या होता है?
🔹 Stock Group क्या होता है?
🔹 Unit क्या होती है?
🔹 Godown क्या होता है?
🔹 Stock Item कैसे Create करें?
🔹 Unit कैसे Create करें?
🔹 Godown कैसे Create करें?
🔹 Opening Stock कैसे Enter करें?
🔹 Stock Quantity और Rate कैसे Enter करें?
🔹 Stock को अलग-अलग Godown में कैसे Manage करें?
🔹 Stock Transfer क्या होता है?
🔹 Inventory Reports कैसे देखें?
🔹 Complete Practical Example & Student Exercises

(नोट: यहाँ अपनी पहली इमेज लगाएँ और ठीक नीचे Insert Jump Break अवश्य जोड़ें)

1. Inventory क्या होती है? 📦

Business में खरीदे और बेचे जाने वाले सामान यानी Stock का Record और Management करना Inventory Management कहलाता है।

💡 Simple Language में:

Inventory = Business के Stock का पूरा Record

इसमें हमें पता चलता है:

कौन-सा सामान उपलब्ध है?
कितनी Quantity उपलब्ध है?
सामान की Rate क्या है?
सामान किस Godown में रखा है?
कितना सामान खरीदा गया?
कितना सामान बेचा गया?
कितना Stock गोदाम में शेष बचा है?

📌 Example:

मान लीजिए एक किराना दुकान में ये सामान उपलब्ध हैं:

Rice (चावल)
Sugar (चीनी)
Flour (आटा)
Oil (तेल)

इन सभी सामानों का पूरा लेखा-जोखा Tally Prime में सुरक्षित रखा जा सकता है।

2. Stock Item क्या होता है? 🛍️

Business में जिस सामान को हम Purchase, Sale या Stock के रूप में रखते हैं, उसे Stock Item कहते हैं।

📌 Examples:

Rice, Sugar, Edible Oil
Mobile Phone, Laptop
Shirt, T-Shirt, Jeans
Shoes, Slippers

Tally Prime में प्रत्येक अलग-अलग वस्तु को एक Stock Item के रूप में Create किया जाता है।

🧠 याद रखने का आसान तरीका:

क्या सामान है? → Stock Item

3. Stock Group क्या होता है? 📂

एक जैसे या समान प्रकार (Category) के Stock Items को एक जगह व्यवस्थित रखने के लिए Stock Group का उपयोग किया जाता है।

📌 Example:

मान लीजिए आपके पास विभिन्न कंपनियों के मोबाइल फोन हैं:

Samsung Galaxy M14
Vivo Y200
Oppo Reno 11
Apple iPhone 15

इन सभी अलग-अलग आइटम्स को एक कॉमन Stock Group "Mobile Phones" के अंदर रखा जा सकता है।

⚡ Simple Formula:

Stock Group = Category

Stock Item = Actual Product

4. Unit क्या होती है? ⚖️

किसी Stock Item की Quantity (मात्रा) को नापने या तौलने के लिए जिस Measurement का उपयोग किया जाता है, उसे Unit कहते हैं।

Stock Item 📦	Unit (माप इकाई) ⚖️	Formal Name 🏷️
Rice / Sugar	`Kg`	Kilogram
Oil / Milk	`Ltr`	Litre
Cloth / Fabric	`Mtr`	Meter
Mobile / Laptop	`Nos` / `Pcs`	Numbers / Pieces
Shoes	`Pair`	Pairs
Eggs	`Dzn`	Dozen
Cement	`Bag`	Bags

🧠 याद रखने का तरीका:

कितनी Quantity है और किसमें नपेगी? → Unit

5. Godown क्या होता है? 🏢

जिस जगह या भौतिक स्थान पर Business का माल/स्टॉक रखा जाता है, उसे Godown (या Location) कहते हैं। Tally Prime में हम अपनी आवश्यकतानुसार अलग-अलग स्थानों के लिए अलग-अलग Godowns Create कर सकते हैं।

📌 Examples:

Main Godown
Retail Shop Counter
Branch Godown
Delhi Warehouse
Gajraula Central Godown

🧠 याद रखने का तरीका:

Stock कहाँ रखा है? → Godown

6. Unit Create करने की Step-by-Step Process ⚙️

(नोट: स्टॉक आइटम बनाने से पहले हमेशा यूनिट बनाई जाती है।)

हम Kilogram (Kg) Unit बनाएंगे:

Step 1: Gateway of Tally पर आएँ।
Step 2: Create विकल्प चुनें और Enter दबाएँ।
Step 3: Inventory Masters के अंतर्गत Unit चुनें।
Step 4: Type में Simple Unit चुनें।
Step 5: Symbol में लिखें: Kg
Step 6: Formal Name में लिखें: Kilogram
Step 7: Unit Quantity Code (UQC): GST रिटर्न के लिए KGS-KILOGRAMS चुनें।
Step 8: Number of Decimal Places: 3 लिखें (ताकि 1.500 Kg जैसी मात्रा दर्ज की जा सके)।
Step 9: Ctrl + A दबाकर Save करें। ✅

7. Godown Create करने की Step-by-Step Process 🏢

अब हम Main Godown और Shop दो गोदाम बनाएंगे:

Step 1: Gateway of Tally > Create पर जाएँ।
Step 2: Inventory Masters में Godown (Location) चुनें।
Step 3: यदि "Main Location exists" का पॉप-अप आए, तो Create New चुनें।
Step 4: Name: Main Godown लिखें।
Step 5: Under: इसे Primary रहने दें।
Step 6: Ctrl + A दबाकर Save करें। ✅

(इसी प्रकार Gateway of Tally → Create → Godown में जाकर Name में Shop लिखकर दूसरा गोडाउन बना लें।)

8. Stock Item Create करने की Step-by-Step Process 📝

अब हम Rice नाम का Stock Item बनाएंगे:

Step 1: Tally Prime खोलें और अपनी Company चुनें।
Step 2: Gateway of Tally पर जाएँ और Create चुनें।
Step 3: Inventory Masters में Stock Item पर क्लिक करें।
Step 4: Name में लिखें: Rice
Step 5: Under: यदि पहले से ग्रुप बना है तो Grocery Items चुनें, अन्यथा Primary रहने दें।
Step 6: Units: सूची में से Kg चुनें।
Step 7: Statutory Details (GST) आवश्यकतानुसार सेट करें।
Step 8: स्क्रीन के नीचे Opening Balance दर्ज करें (यदि स्टॉक पहले से मौजूद है)।
Step 9: Ctrl + A दबाकर Save करें। ✅

9. Opening Stock कैसे Enter करें? 💰

मान लीजिए Business शुरू करते समय हमारे पास पहले से गोदाम में 500 Kg Rice उपलब्ध है।

Stock Item (Rice) के अंदर Opening Balance भरें:

Godown: Main Godown
Quantity: 500 Kg
Rate: ₹50 per Kg
Total Value: 500 × ₹50 = ₹25,000

👉 इस प्रकार Business का Opening Stock: 500 Kg Rice = ₹25,000 दर्ज हो जाएगा।

10. Stock Quantity और Rate कैसे Enter करें? 🛒

मान लीजिए हमने सप्लायर से नया स्टॉक Purchase किया:

Item: Rice
Quantity: 100 Kg
Rate: ₹50 per Kg

\text{Total Amount} = 100 \times 50 = ₹5,000

जब हम Tally Prime में Vouchers (F9 - Purchase) में एंट्री करते हैं, तो क्वांटिटी और रेट डालते ही टैली कुल बिल अमाउंट ऑटोमैटिक कैलकुलेट कर लेता है।

11. अलग-अलग Godown में Stock कैसे Manage करें? 🏬

मान लीजिए Business के पास दो स्टोरेज लोकेशन्स हैं:

Main Godown: Rice = 500 Kg
Shop: Rice = 100 Kg

Tally Prime में हम Godown-wise Stock को ट्रैक कर सकते हैं। इससे तुरंत पता चलता है:

Main Godown में कितना माल सुरक्षित है?
काउंटर/दुकान में बिक्री के लिए कितना स्टॉक बचा है?
दोनों स्थानों को मिलाकर कुल कितना स्टॉक मौजूद है?
किस दुकान पर स्टॉक खत्म होने वाला है?

12. Stock Transfer क्या होता है? 🚚

जब माल को एक गोदाम से दूसरे गोदाम में भेजा जाता है (उदा. मेन गोदाम से दुकान पर माल लाना), तो इसे Stock Transfer कहा जाता है। इसे Tally में Stock Journal Voucher (Alt + F7) के माध्यम से रिकॉर्ड किया जाता है।

📌 Example:

Main Godown में प्रारंभिक स्टॉक: 500 Kg
हमने Main Godown से Shop में ट्रांसफर किया: 100 Kg

स्थानांतरण के बाद की स्थिति:

Main Godown: $500 - 100 = 400\text{ Kg}$
Shop: $100\text{ Kg}$
Total Business Stock: $400 + 100 = 500\text{ Kg}$

💡 नियम: Stock Transfer से माल की लोकेशन बदलती है, लेकिन कुल स्टॉक क्वांटिटी वही रहती है।

13. Inventory Reports कैसे देखें? 📊

Tally Prime में स्टॉक की वर्तमान स्थिति जानने के लिए निम्नलिखित रिपोर्ट्स देखी जाती हैं:

Stock Summary:
- Gateway of Tally > Stock Summary (शॉर्टकट की: S)।
- यहाँ कुल मात्रा, औसत दर और क्लोजिंग वैल्यू दिखती है।
- डिटेल व्यू के लिए Alt + F1 या Alt + F5 दबाएँ।
Godown-wise Report:
- Gateway of Tally > Display More Reports > Inventory Books > Godowns।
- किसी भी गोदाम को सेलेक्ट करके वहाँ का वास्तविक स्टॉक देख सकते हैं।
Item-wise Movement Analysis:

Gateway of Tally > Display More Reports > Inventory Books > Movement Analysis।

14. Complete Practical Example 💼

मान लीजिए एक फर्म है: ABC Traders (Gajraula)

Stock Group (Category)  : Grocery Items
       ↓
Stock Item (Product)    : Rice Basmati
       ↓
Unit (Measurement)      : Kilogram (Kg)
       ↓
Godown (Storage)        : Main Godown
       ↓
Opening Stock           : 500 Kg @ ₹50 = ₹25,000

15. Stock Item, Unit और Godown में अंतर (Quick Table) 📋

Term 🏷️	Meaning 📖	Practical Example 📌
Stock Group	Category / श्रेणी	Grocery Items
Stock Item	Actual Product / वस्तु	Rice
Unit	Measurement / माप	Kg
Godown	Storage Location / स्थान	Main Godown
Quantity	कुल मात्रा	500 Kg
Rate	प्रति इकाई मूल्य	₹50 / Kg

16. Students के लिए Practical Exercise ✍️

नीचे दिए गए सामानों के लिए Stock Group, Stock Item, Unit और Godown की पहचान करें:

Rice – 100 Kg – Main Godown
Mustard Oil – 50 Litre – Shop
Cotton Cloth – 200 Meter – Warehouse
Redmi Note 13 – 25 Nos. – Electronics Godown
Sugar – 300 Kg – Main Godown

17. Classroom Viva / Interview Activity 🎤

टीचर या इंटरव्यूअर विद्यार्थियों से इस प्रकार सवाल पूछ सकते हैं:

Question: "Sugar क्या है?"

👉 Student: "Stock Item."
Question: "Sugar को किसमें मापेंगे?"

👉 Student: "Kg Unit में."
Question: "Sugar कहाँ रखी है?"

👉 Student: "Godown में."
Question: "Sugar किस Category में आएगी?"

👉 Student: "Grocery Items (Stock Group) में."

18. Important Key Points 📌

Point 1: Stock Item हमेशा वास्तविक बिकने वाले प्रोडक्ट को दर्शाता है।
Point 2: Unit मात्रा को मापने के लिए अनिवार्य है; इसके बिना क्वांटिटी टाइप नहीं की जा सकती।
Point 3: Godown माल की लोकेशन ट्रैक करने के लिए बनाया जाता है।
Point 4: Stock Group एक जैसे सामानों को अलग-अलग श्रेणियों में छांटने के काम आता है।
Point 5: Opening Stock का अर्थ कंपनी या वित्तीय वर्ष की शुरुआत में बचा हुआ पुराना माल होता है।

19. Final Quick Revision 🔁

📦 Stock Item: क्या सामान है? (उदा. Rice)
📂 Stock Group: किस कैटेगरी का है? (उदा. Grocery Items)
⚖️ Unit: किस इकाई में नापा गया है? (उदा. Kg)
🏢 Godown: सामान कहाँ रखा है? (उदा. Main Godown)
🔢 Quantity: कितना सामान है? (उदा. 500 Kg)
💰 Rate: प्रति यूनिट भाव क्या है? (उदा. ₹50/Kg)

20. याद रखने का सबसे आसान Master Formula 🏆

\text{Stock Group} \longrightarrow \text{Stock Item} \longrightarrow \text{Unit} \longrightarrow \text{Godown} \longrightarrow \text{Quantity} \longrightarrow \text{Rate}

या और भी आसान भाषा में:

क्या है? → Stock Item
किस Category का है? → Stock Group
कितना है? → Quantity
किसमें मापा है? → Unit
कहाँ रखा है? → Godown
कितने का है? → Rate

🏫 नेशनल कंप्यूटर सेंटर (National Computer Center, Gajraula ), गजरौला 📍
रमाबाई डिग्री कॉलेज के पास, गजरौला, जिला अमरोहा (उ.प्र.) - 244235

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👨‍🏫 डायरेक्टर: सुरेंद्र सैनी

📞 हेल्पलाइन / व्हाट्सएप: +91 9012240591

🕒 बैच समय: सुबह 9:00 बजे से शाम 7:00 बजे तक

💻 सुविधा: प्रत्येक छात्र के लिए व्यक्तिगत कंप्यूटर और आधुनिक प्रैक्टिकल लैब।